EBYS İÇİN GEREKLİ PROGRAMLAR

Sisteminizde Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) çalışabilmesi için sisteminizde Java ve Adobe Reader programlarının yüklü Olması Gerekmektedir;

Ayrıca Windows İşletim Sistemi kullananlar için minimum İnternet Explorer 11'in ya da  Mozilla veya Chrome internet tarayıcılarının en son sürümlerinin yüklü olması gerekmektedir.

Bilgisayarınızın işletim sistemine göre aşağıdaki linklere tıklayarak dosyaları indirdikten sonra exe dosyalarını çalıştırıp kurmanız gerekmektedir.

Windows7, Vista, Windows8 , Windows8 ,MacOSX işletim sistemi kullanıcılarının bu dosyaları yönetici olarak çalıştır diyerek kurulum yapmaları gerekmektedir.

Java indirmek İçin    https://java.com/tr/download

Akis akıllı kart driver indirmek için http://kamusm.gov.tr/islemler/surucu_yukleme_servisi/

Adobe Reader İndirmek İçin  https://get.adobe.com/tr/reader

Sistemi Yeni Kullanmaya Başlayanlar İçin:

Kullanıcı adınız ve şifreniz ile giriş yaptıktan sonra Üst Kısımda bulunan soru işareti simgesine tıklayarak EBYS Kullanım Klavuzuna ulaşabilirsiniz. Video Kamera simgesinetıklayarak da örnek EBYS işlemlerini anlatan EBYS Yardım Videolarına ulaşabilirsiniz.

Ayrıca Kişisel Bilgilerinizi Profil Simgesine tıklayarak güncellemelisiniz. Bu güncellemenin resmi yazı yazarken Alt Antet Bilgisinde iletişim bilgilerinin doğru görünmesi, Bilgi Kaynaklarımızın daha etkin kullanılmasını ve Kullanıcılar olarak sizlerin de mağdur olmaması adına eksiksiz olarak yapılması gerekmektedir.

e-imza Almak İçin:
EBYS kullanıcı arayüzünden imza yetkisi bulunan ve e-imza kullanacak Akademik Personeller ile; Şube Müdürü, Fakülte, Enstitü, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Sekreterlerinin T.C. Kimlik No, Ad,Soyad,Kurumsal E-Posta,Çalıştığı Kurum Birimi başlıklarında bir form hazırlayarak ebys@ksu.edu.tr  adresine e-posa göndermeleri gerekmektedir.

e-İmza Kart kayıp/çalıntı durumunda yine ebys@ksu.edu.tr adresine bildirmesi ve ücretinin 

İlgili personel tarafından ödenmesi gerekmektedir. Yapılacak işlemler http://www.kamusm.gov.tr/basvurular/nes  adresinde bireysel ödemeli başvuru bağlantısı altında açıklanmıştır.


Kamu Sertifikasyon Merkezi üzerinden ilk defa e-imza Kullanıcı Başvuru Kaydı Açılan Personeller; Kamu Sertifikasyon merkezinden gelen e-postadaki yönergeleri takip ederek gelen Başvuru Formunu doldurmaları ve "ıslak imzalı" form çıktılarını alarak bir nüshasını EBYS birimine göndermeleri gerekmektedir.  e-imza usb okuyucu ve sim kartlarının ellinize ulaşması için bu işlemi yapmanız şarttır.

Şifre ve Güvenlik İşlemleri Hakkında:
EBYS Kullanıcı arayüzüne ilk erişimde adınıza belirlenen varsayılan şifreleri kişisel güvenliğinizi korumanız  amacıyla "içinde numara, harf ve noktalama işareti olacak şekilde" değiştirmenizi öneririz.

Belgelerin Güvenlik Seviyeleri:
Kurumumuzda sistem üzerinden hazırlanan bazı resmi evraklarda kişilerin kendisine gönderilen Kişiye Özel evraklarla, Hizmete Özel , Özel , Gizli , Çok Gizli evrakların ilgili gizlilik seviyelerinin seçilmediği görülmektedir.
Gizlilik durumu belirtilmeyen evraklar sistem üzerinde yetkisi olmayan kişilerin de erişimine açık bir şekilde yer almakta olup bu durum birim ve kullanıcılar için sorun teşkil etmektedir. Bu açıdan özellikle "Gizli" ve "Kişiye Özel" yazılar hazırlanırken dikkat edilmelidir.
Gizlilik alanı, belgenin güvenlik seviyesini belirlemek için konulmuştur. Varsayılan olarak Tasnif Dışı etiketiyle işlem yaptığınız resmi yazışmalarda  belgenin özelliğine göre seçebileceğiniz beş alan vardır. Bunlar ; Hizmete Özel , Özel , Gizli , Çok Gizli , Kişiye Özel dir. Resmî yazışma kurallarına göre bir belge eğer Hizmete Özel , Özel , Gizli , Çok Gizli , Kişiye Özel ise  bu alanın niteliğinin belirtilmesi gerekmektedir.

Belgelerin Ek ve İlgi Bilgileri Hakkında:

Manuel olarak belirtilen ek ve ilgi bilgileri sevk edilen birimdeki genel evrak erişimi yetki sınırlaması sebebiyle ulaşılamamakta ve bu da evraka işlem yapılması sürecini olumsuz etkilemekle birlikte geciktirmektedir. 

Elektronik Belge Yönetim Sisteminde evrak hazırlarken gönderildiği birim yetkilisi için erişime açılmasında gizlilik açısından bir sakınca yoksa ve belgelerin ekveya ilgisi eğer Elektronik Belge Yönetim Sisteminde kayıtlı olan bir doküman ise manuel olarak değil İlgi alanında "İlgi Seçerek" , Ek alanında "Sistemdeki Evrak" menülerini kullanarak  seçilmeli, EBYS de kayıtlı bir doküman değil ise "Seç ve Ekle" , "Tara ve Ekle" menüleri kullanılarak  eklenmelidir.

E-İmza SERTİFİKA YENİLEME İŞLEMİ

Bu bilgilendirme e-imza kullanan ve nitelikli elektronik sertifika süresi yakında dolacak olan personelimiz için yapılmıştır.

Kullanım süresi dolmak üzere olan Nitelikli Elektronik Sertifikaların yenilenmesi TÜBİTAK tarafından kişisel e-posta adreslerine gönderilen sertifika yenileme başvuru formu doldurularak yapılmaktadır.

Başvuru Formunu açarken;

1- İnternet Explorer kullanarak açmanız gerekmektedir. (Microsoft Edge değil!! Internet Explorer)

2- Bilgisayarınızda güncel ve çalışan java uygulaması kurulu ve ayarları yapılmış olması gerekmektedir.

https://www.oracle.com/technetwork/java/javase/downloads/jre8-downloads-2133155.html adresinden java programının Windows x86 Offline versiyonunu indirip kurabilirsiniz.

Java ayarlarının yapılması:

Windowsun arama özelliğini kullanıp java yazarak configure Java'yı tıklayınız.

Gelen pencerede Security sekmesinde edit site liste >> add işlemlerinden sonra

http://www.kamusm.gov.tr/

https://basvuru.kamusm.gov.tr adreslerini ekleyip uygulamak gerekmektedir.

İnternet Explorer ile tarafınıza iletilen e-postadaki bağlantıyı açıp formu doldurarak E-İmza ile imzalaya bilirsiniz.

EBYS ve E-İMZA hakkında detaylara ulaşmak için Buraya Tıklayınız.